TypetalkのYoshiです。突然ですが、みなさんの仕事でビジネスチャットやタスク管理ツールなど、業務を効率化するためのツールは使用していますか？
こうしたツールの多くはコミュニケーションを円滑にすることが根本的な目的にあります。類似する機能も多いので「この情報はどちらのツールに収めておくべきだろうか？」と悩んでしまうこともあるかもしれません。
そこで本記事では、チャットツールとタスク管理ツールを「フロー型」と「ストック型」に分けて、違いを解説します。それぞれの特長を正しく理解して使い分けることで、業務のコミュニケーションと効率性を高めましょう。
目次
業務のコミュニケーションは2つに分類できる
「コミュニケーションツール」を理解するために、業務でやり取りされる情報は「フロー型」と「ストック型」のふたつに分類される、という基本的な考え方をおさえておきましょう。
フロー型の情報とは？
「流れ」を意味するフローは、有効期限が短い情報です。生まれた直後は価値が高く、時間の経過と共に価値が下がっていきます。
フロー型のコミュニケーションツールとは？
フロー型のコミュニケーションツールは、多方面の情報を集約して発散させるのが得意なチャットツールが該当します。
例えば、ヌーラボのサービスだと「Typetalk」、その他のサービスだとSlack、Chatworkのようなビジネスチャットツールはフロー型のコミュニケーションツールと言えます。
会話感覚でチームメンバーと情報のやりとりができる、というメリットがあるため、ビジネスアイデアを気軽に出し合ったり、協力して素早いアクションを実行したりできます。
その一方で、流れが早いため重要な情報が見過ごされたり、発言の気軽さから雑談が多くなったりします。発言量が増えるため、質が高くない情報が残るデメリットがあります。
ストック型の情報とは？
「貯める」を意味するストックは、今後変更の可能性が低く、有効期限が長い情報です。フローを経て決まった最終的な情報がこれにあたります。
ストック型のコミュニケーションツールとは？
ストック型のコミュニケーションツールは、蓄積した情報をチームメンバーに共有しやすくしたり、簡単に参照できたりするプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールが該当します。
例えば、ヌーラボのサービスであれば「Backlog」、その他のサービスではRedmineのようなWikiやタスク管理の機能が付加されているプロジェクト管理ツールはストック型のコミュニケーションツールです。
チームの日々の課題やそのやりとりをログとして残し、後から第三者がみてもプロジェクトの経緯をすぐに理解できるように可視化できるのがメリットです。
一方で、誰でもわかるように、コンテンツ（課題）の内容や質が問われるため、気軽に投稿できないというデメリットもあります。
コミュニケーションツールの使い分け方
フロー型とストック型のコミュニケーションツールは、それぞれの得意な点を踏まえて使い分けると、業務の効率化や情報整理、ナレッジの共有に大きな効果をもたらします。以下ではフロー型とストック型のコミュニケーションツールの使い分け方を例を用いて解説します。
アイデアの発散と収束という考え方
ヌーラボでは、フロー型のビジネスチャットツールTypetalkとストック型のプロジェクト管理ツールBacklogの役割を「アイデアの発散と収束」という観点で分けています。
- Typetalk：アイデアを発散する場所
- Backlog：アイデアを収束する場所
アイデアを発散する場と収束する場を分けることは、チームで素早くコラボレーションを起こしながら、プロジェクトをコントロールする循環を実現しやすくします。
フロー型のTypetalkとストック型のBacklogを組み合わせる
例えば、日頃チームで仕事をしていると何かしらの質問・疑問・アイデアが生まれます。
チャットでの議論は、チームメンバーが気軽にフィードバックをして、他のチームメンバーが共感したり意見を持ったりすることで発展していきます。その議論が具体化されて「タスク、課題」として形作られていきます。
例えば、以下のような図で表されている流れが私たちが考えるフロー型とストック型を組み合わせた最適な仕事の進め方です。
フロー型のTypetalkとストック型のBacklogを組み合わせる
このフロー型とストック型の循環は、課題から新たな質問・疑問・アイデアが生まれて新しい課題につなげていく、ということを示しています。
つまり、Typetalkでアイデアを発散して、さらにBacklogに収束させることで、常に課題発見と改善を繰り返す構造が生まれることを意味しています。
私たちは、Typetalkは議論などを通じてアイデアを発散させる場所、Backlogはアイデアを収束して管理する場所と分けて仕事を進めることは、より良いコラボレーション（共同作業）と質の高い成果物を実現できると考えています。
※Typetalkでは、発散した議論を「まとめ」機能を使って、ひとつにまとめることができます。このまとめをは、Backlogに課題発生の経緯として登録することもできます。
関連記事：コミュニケーションとタスク管理をもっと円滑にするTypetalkとBacklog の機能3選
まとめ
業務で使われるビジネスチャットとタスク管理ツールをフロー型とストック型に分けて解説しました。
フロー型とストック型の各ツールには、それぞれメリットとデメリットがあります。チームで正しく運用するためには、これらの良し悪しをチームメンバーが正しく理解していることが必須です。
「チーム全体の理解がまだ足りていない」と感じるのであれば、本記事で紹介したTypetalkとBacklogの使い分けイメージを使って、チームメンバーにぜひ違いを伝えてみましょう。
最終的に、チーム全員が理解できたら、次は自分たちの仕事の進め方に適したツールの使い方を模索してみましょう。そうすることで、コミュニケーションや業務の効率性はさらに飛躍します。
編集後記
ヌーラボはコラボレーションを楽しみながら仕事をするイノベーティブな組織を増やすことを目標に、自社サービスのTypetalkやBacklogを開発しています。本記事でご紹介したTypetalkとBacklogの併用は、まさにチームで起こりがちな情報共有における問題を解決して、ナレッジの共有やコラボレーションを促進します。
TypetalkとBacklogの便利な連携機能の発表も今後控えていますので、どうぞお楽しみに！
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