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Typetalkしてますか？Meggyです。ここ1-2年でめっきりメールの使用機会が減り、今では1日中、TypetalkやFacebookメッセンジャー、Slackなどで社内外の方とビジネスチャットをしています。
しかし、チャットツールを使ったビジネスコミュニケーションは簡単なように見えて、意外と難しいと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、本記事では「チャットでの雑談を仕事の成果につなげる」をテーマに、日頃私が気をつけていることをまとめてみます。
ルール1. 誰もが気軽にメッセージを書ける雰囲気を作る
メールと比べたチャットツールの良さとして、なんといっても「テンポの良さ」が挙げられます。しかしながら、チームに「きちんと文章を推敲して、気合いを入れて発信しなくては」という空気があったとすると、テンポの良い会話は実現できません。
そこで「くだらないことでもどんどん書いていいよ」という雰囲気作りを意識しています。
「いやいや、大事な話と雑談が混ざったら困る！」という方にオススメなのが「トピックを分ける」ことです。
たとえば「障害報告のトピック」は、新たな投稿があると「障害か！？」と関係者の肝が冷えるので気軽に雑談するには適していません。しかし、以下のような「雑談トピック」があれば、誰もが気軽に書くことができます。
「雑談していいんだ」という空気が出来上がるまでは、上の図のように誰かが意識して話題を投げかけ、気軽な発信を促すのも良いかもしれませんね。
ルール2. DMよりもオープンチャットを使おう
「チャットでの雑談を仕事の成果につなげる」という目標達成のためには、よほど配慮すべき事由がない限り、DM(ダイレクトメッセージ)ではなく誰もが見られる場で話すことを意識した方が良いでしょう。
なぜなら、色々な人から意見がもらえる可能性があり、かつ、あとから参加した人などへの情報共有が楽だからです。
色々な人からもらった意見の中には、チームメンバーだけでは思い付かなかったアイディアが隠れていることもあります。
また、Typetalkなどのチャットツールはメッセージの検索ができるので、あとからジョインしたメンバーが情報を検索し、プロジェクトの経緯を知ることなどもできます。数名のメンバーで閉ざされた雑談も、ケースによっては向いていることもありますが、できるだけ情報をオープンに透明にすることをオススメします。
ルール3. 生まれたアイディアはすぐにタスク化しよう
「あ、それいいかもね〜」で終わってしまった雑談は、残念ながら、仕事の成果につながりにくいものです。
雑談を雑談のままで終わらせないために、雑談から生まれたアイディアを、Backlogなどのプロジェクト管理ツールなどにすぐに登録しましょう。
ここで大切なのが「暫定でもいいので担当者と期限日を決めること」です。いつまでに、誰が、何をする。この3点セットを明記しタスク化することを、チームの習慣にしましょう。
もちろん紙派の方は、手帳でもいいと思いますが、チャットに参加しているメンバー全員がオンラインで確認できるツールがあると、その後の進行がスムーズです。
たとえばTypetalkの場合、デフォルトで「Backlogに投稿」という機能が備わっています。関連するメッセージをチェックボックスでチェックし、いつまでに(期限日)、誰が(担当者)、何をする(件名&詳細)を記入すれば、Backlogに課題が起票される仕組みです。メンバーみんなが「タスク化を心がける」のではなく、こういった機能を活用するとスマートです。
いかがでしたか？あなたのチームで実践できるヒントはありましたか？
今や「チャットツールなしでは仕事ができない！」という方が増えつつあると思います。チャットツールで仕事の成果につながる雑談が重ねられ、チームの雰囲気をもっと良いものにして、楽しくはたらく方が増えることを祈っています。