メールよりもチャットツールをお薦めする4つの理由

by Typetalk

2016年11月24日

コミュニケーション

チームで進めるプロジェクトを成功させるためには、円滑な情報共有の仕組みづくりが必須です。

特に、ウェブ制作の現場では、社内だけでなく、取引先や委託先など外部とのやり取りが頻繁に発生します。外部とのやり取りが多いプロジェクトは、完成に近づけば近づくほど、情報共有の重要性が高まり、煩雑さも増していきます。このような状況下で、情報共有の手段にメールを使っている場合、次第に情報の流れを追いづらくなり、誰がタスクを担当しているのか、進捗を把握することも難しくなっていくでしょう。

これらの問題に効果的と言われているのが、ビジネス向けの「チャットツール」です。今回はメールでの情報共有と比較して、チャットツールを導入することのメリットをご紹介します。

メールの情報共有で起きる問題

メールを使ったプロジェクトの進捗管理や情報共有で起きる問題には、下記のようなものが挙げられます。

最新の内容がどこにあるのか把握しづらい
過去の情報を読み返す（発掘する）のが大変
同時並行のタスクのメールと混合してしまう

メールは、プロジェクトが進めば進むほど、過去の情報が蓄積されていきます。ある程度プロジェクトが進んだタイミングで、もし過去の情報が必要になった場合に、過去のやり取りですっかり長文になってしまったメールのなかから特定の情報を掘り起こすのは、膨大な時間と労力がかかります。メールのインターフェースは、いつ・誰が・その課題を担当しているのか一目で把握しづらい欠点があります。

同時並行で複数のタスクを進めている場合、メールフォルダにはあらゆるタスクのメールが届きます。例えば、あなたが緊急で特定のタスクの最新の状態を調べたい場合に、すぐに見つけられない可能性があります。しっかりとフォルダ分けをして、ラベルやフィルターを使い、メールを整理整頓していたとしても、次から次へと発生する新しいタスクのために、都度これらの設定をするのは時間と労力がかかります。

こうした難点は、プロジェクトの進捗を滞らせる原因となります。ここで注意していただきたいのは、これらの問題の多くは、自分たちの管理不足から生まれているのではなく、メールの機能では限界があるために起きているのです。

チャットツールを導入することのメリット

プロジェクトにおける情報共有を円滑にするためには、メールが保有しない機能を兼ね備えた、チャットツールを導入することが効果的です。具体的に、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

会話の経緯がタイムラインで一目瞭然

チャットツールは、会話の内容をタイムラインで表示します。アイコンや時間が表示されているので、いつ・誰が・どの様な発言をしたのか、一目で把握することができます。また、トピックを作ってから一連の流れが記録されているため、どのような経緯で今の結果になったのかを把握できます。さらに、過去の発言をボタンひとつで引用できたり、リンクを取得することができるため、共有するのにとても便利です。

あらゆる会話（タスク）を専用のトピックで管理できる

チャットツールを使えば、新しいタスクに関連する「トピック（話題のテーマ）」を、ほんの数秒で簡単に作ることができます。さらに、閲覧するメンバーも柔軟に管理できるため、課題に関連しなくなったメンバーは退出させることができます。常に関係者だけで話し合うことができる情報共有の場所が作れます。

画像や文書ファイルを簡単に添付

画像や文書ファイルをドラッグ＆ドロップで、簡単に共有できます。例えば、会話をしていて参考資料を添付したいと考えたときに感覚的に送ることができます。Typetalkを使うと、画像を挿入するだけで、閲覧者の画面サイズに適したサムネイルが自動的に表示されるので、ダウンロードして確認する手間を省くことができます。

他のツールと併用して情報共有をさらに円滑に

チャットツールのほとんどが、タスク管理ツールなどの外部サービスとの連携に対応しています。フロー型の情報（日常の雑談に近い内容）を共有するのはチャットツール、ストックしたい情報（課題として進めている内容）はBacklogなどのタスク管理ツール、という様に使い分けをすれば、さらに情報共有が円滑になるでしょう。

仕事に集中できる環境作りは情報共有の改善から

チャットツールの最大の特徴は、機能面での「気軽さ」です。メールではかしこまった形で、自由な意見が出しづらくても、チャットツールを使えば、まるで井戸端会議のように気兼ねなく意見を述べ合い、参考資料を共有することができます。メールでは生まれないアイデアが生まれたり、タスクの進み具合が圧倒的に早くなったりします。

プロジェクトを成功に導くためには、チームメンバーが仕事に集中できるような環境整備が必須です。そのためには、「何となく使い勝手が悪いと感じている」、「少しでもやり方を変えたい」という些細な違和感に目を向けて、改善していく必要があります。プロジェクトを進める上での情報共有は、チーム全員が取り組むことなので、問題を少し改善するだけで、すぐに効果を実感することができるでしょう。

情報共有をより円滑にしたいと考えている方で、チャットツールを試したことの無い場合は、この機会に一度試してみるのはいかがでしょうか。

ヌーラボが開発するチャットツールTypetalkに関する記事はこちら。

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