質の高いプロジェクトや成果物を生み出すためには「良いフィードバック」が必要不可欠です。特にチームで取り組むプロジェクトでは、メンバー同士で積極的にフィードバックを送り合うことが重要です。
前向きに改善に取り組むチームは、四半期ごとではなく週単位でパフォーマンスレビューをしているでしょう。しかし、気をつけなければならないのが、フィードバックの機会を増やすことが業務の改善に役立つわけではないという事実です。
チームのやる気につながるような質の高いフィードバックするためにはどうすれば良いのでしょうか。これからご紹介する5つのポイントを参考にして、明日から行うフィードバックに活かしましょう。
1. 広い視野で考える
ひとつのタスクを鑑みてフィードバックをするのではなく、プロジェクトの全体を通して相手の判断や行動を観察しましょう。どの行動が効果的で継続すべきことなのか、または改善すべきことなのかを見定めましょう。
時には、相手のどの振る舞いに焦点を置くべきか判断するのが難しいときもあります。そんなときは企業のニーズや目標、文化に注目しましょう。チームを積極的に引っ張るリーダーシップが必要とされているのか、それともチーム全員を上手にまとめられるチームプレイヤーが必要とされているのかを基準にして考えましょう。
企業、チーム、職務によって求められる振る舞いは異なります。メンバー個々人が組織が求める役割に適応してこそ、タスクやプロジェクトは成功します。あなたのチームのフィードバックがこうした考えに基づいているのであれば、実践的で役に立つものになるでしょう。
2. 具体性を持たせる
ポジティブなフィードバックをするときに単に素晴らしいとコメントするだけでなく、具体的例を用いてどの部分が素晴らしいのか伝えましょう。
例えば、あなたがリーダーを務めるプロジェクトで、開発者やマーケターが、自発的にデザイナーと協力して新しい機能のモックアップを作っているとしましょう。リーダーとして、各々が取り組んだ作業や他部署との連携性を褒めることは、チームの良い雰囲気作りと一体感につながります。
ネガティブなフィードバックをするときも、例えば「リーダーシップスキルが足りない」と指摘するよりも、チームの方向性を示した上でそれぞれの課題感を伝える方が効果的です。
フィードバックの内容に具体性を持たせると、改善案が採用されやすくなるだけでなく、不用意な誤解も避けることもできます。フィードバックの対象である業務を明示せずにそのひとの気質や性格に触れるコメントをしてしまうと、相手が自己防衛反応を起こし、せっかくのフィードバックが無駄になってしまいます。
3. 肯定・否定のバランスをとる
肯定的な発言で人を喜ばせるのが好きな人もいれば、問題が発生するまではなるべく発言を控える人もいます。あなたがどちらのタイプであれ、肯定的または否定的のいずれかに偏るのは有益なフィードバックにはなりません。
ネガティブなフィードバックをするのが苦手な人は、これもひとつのスキルと捉えて磨いていきましょう。また、あなたのチームが良いパフォーマンスをしているのに褒めることを忘れがちなら、定期的に感謝の気持ちを伝えることも大切です。
すべてのコメントに肯定と否定の両方を含める必要はありませんが、理想的なフィードバックとして、全体のバランスをとることを目指しましょう。
4. 改善できたことを褒める
フィードバックをした後に改善の効果があったときは、メンバーの努力を褒めましょう。褒め言葉や感謝の言葉が小さな後押しとなり、仕事に対するモチベーションや満足度も向上します。
一方で、褒めるタイミングがあまりにもずれてしまうと、褒められたことで生まれる達成感が半減してしまいます。あなたのフィードバックを活かすために、相手が多くの時間や労力をかけている場合、怒りの感情さえ積もらせてしまう可能性があるので注意が必要です。
5. それでもダメなら共感を示す
フィードバックの内容に関わらず、相手があなたの提案を業務の改善に活かせなかったり、活かそうとしないことは起こり得ます。
メンバーにフィードバックをしても改善の効果が見られない、もしくは、提供されたフィードバックを有効活用できていない、と感じるのであれば、なぜ相手がそのフィードバックをするに至ったかをよく考えてみましょう。
相手の言葉に耳を傾ける積極的傾聴（アクティブリスニング）を実践し、相手がどのような感覚を伝えようとしているのか、その人の言語スタイルを理解するよう努めましょう。
相手に歩み寄ることで、より伝わりやすいフィードバックができるようになります。フィードバックの仕方には常に改善の余地があることを意識し、時には “あなたのフィードバックに対するフィードバック” をチームにお願いしてみても良いでしょう。