チームで仕事をしている中で、コミュニケーションが円滑に図られていないと感じたことはありませんか？コミュニケーションを阻害する要因として「言い出しにくい」「発言しづらい」と感じることが挙げられます。
今回は、「言い出しにくい」「発言しづらい」と感じる原因と、その対処法について解説します。この記事を読めば、「言いやすい」「発言できる」チーム作りをするためのヒントを得られるでしょう。ぜひ参考にしてください。
「言いにくい」「発言しづらい」状況はなぜ生まれる？
はじめに、そもそもチームにおいて「言いにくい」「発言しづらい」といった状況がなぜ生まれるのか、主な原因を整理しておきましょう。チームメンバーが抱きやすい不安として、次の3パターンが挙げられます。
話しかける・発言するタイミングがつかめない
コミュニケーションに不安を抱く原因の一つにタイミングの問題があります。話しかけることで相手にとって邪魔になるのではないか、発言するタイミングとして不適切ではないかと感じることで、発言を控えるメンバーが出てくるのです。
典型的な例として、常に忙しそうにしている上司や先輩に対して話しかけづらいというケースが挙げられます。相手を気遣うあまり、コミュニケーションが阻害されている状態といえるでしょう。
知識不足・能力不足と思われないかという不安
発言することによって、自分の知識不足や能力不足が露呈するのではないかと不安を感じるケースもあります。発言を控えることで自身の知識・能力のレベルを周囲に知られる恐れがなくなるため、何も言わないほうが得策だと感じてしまうのです。
このような状況では、業務内容に熟練していない若手のメンバーが疑問点や不明点を聞きづらいため、結果として重大なミスにつながる可能性があります。コミュニケーション不足が原因で業務に支障をきたす場合もあるでしょう。
意見を批判と受け取られてしまわないか心配
自身の意見や考えを表明することで、チームや他のメンバーに対する批判と受け取られるのではないかと恐れている場合もあります。本心では言いたいこと・聞いてほしいことがあるにもかかわらず、本音が言えなくなっている状態といえるでしょう。
事業方針やプロジェクトの運営方針は、さまざまな経緯を辿って決定されているケースが少なくありません。経緯を丁寧に説明すれば理解してもらえることでも、質問として挙がってこないために説明する機会を逃してしまい、結果的に大きな誤解につながる恐れもあるのです。
「言いやすい」「発言できる」チームを作るメリット
メンバーが各自の考えや意見を「言いやすい」「発言できる」チームを作ることには、数多くのメリットがあります。とくに実感しやすいメリットとして挙げられるのは次の3点です。
コミュニケーションが活性化する
発言したことによって批判されたり拒否されたりすることへの不安がなくなれば、誰もが発言しやすいチームになります。必然的に発言そのものが増え、コミュニケーションが活性化していくでしょう。それぞれのメンバーが考えていることが明らかになり、誤解や行き違いの起こりにくいチームを築くことができます。
業務のパフォーマンスが向上する
コミュニケーションに対するストレスやプレッシャーが払拭されれば、本来遂行するべき業務に集中しやすくなります。話しかけるタイミングや発言する内容に煩わされることがないため、成果を出すという一点に意識を集中できるでしょう。結果的にメンバー個々人のパフォーマンスが向上し、チーム全体の業務の質も改善されていくはずです。
組織に対するエンゲージメントが高まる
言いやすい・発言しやすい環境は、多くの人にとって働きやすくストレスの少ない環境といえます。雰囲気がよく働きやすいチーム・組織を築くことによって、組織に対する従業員のエンゲージメントも高まっていくでしょう。結果的に退職希望者の数が減っていき、離職率を下げる効果が期待できます。発言しやすい組織にしていくことは、人材の定着という面でも重要な課題の一つです。
心理的安全性の高いチーム・組織の作り方
メンバー各自が言いやすい・発言できると感じるような組織の状態は、「心理的安全性が高い」と表現されます。心理的安全性の高いチーム・組織はどうすれば作れるのでしょうか。とくに重要な四つのポイントを確認しておきましょう。
1on1で心理的な障壁を低くしておく
1on1とは、上司と部下が1対1で話す形式のミーティングです。上司は部下が困っていることや疑問に感じていることを聞き、部下自身が課題解決へと向かうよう促していきます。部下の発言内容を否定したり、非難したりすることはないというのが1on1の大前提です。
1on1を実施することで心理的安全性が確保された状態を体験してもらい、コミュニケーションに対する心理的な障壁を低くしておくことが大切です。
発言の機会を均等に用意する
会議など複数名が集まる場では、話すタイミングがつかみづらいと感じる人がいるかもしれません。発言の機会を均等にするために、ファシリテーター役を決めておくとよいでしょう。ファシリテーターは発言している参加者に偏りがないか注視し、必要に応じて発言を促していきます。ファシリテーターの存在により、会議では「全員が均等に発言できる」という心理的安全性を確保できるのです。
共通の目的や目標をもつ
仕事の目的や目標がトップダウンで与えられている状態では、全体の方針に異議を唱えてはいけないのではないかと感じるメンバーが現れても不思議ではありません。
共通の目的や目標を持ち、全員が当事者意識をもって職務にあたるには、メンバー自身に仕事の意義や目的を考えてもらうことが大切です。とくにプロジェクトの初期段階では、参加メンバーが意見を出し合って目的や目標を共有しておく必要があります。
心理的安全性を確保しやすい仕組みを用意する
心理的安全性が確保されている環境は、仕組みの面からも整えていくことが大切です。各メンバーが安心して発言しやすいツールを導入するなど、仕組みの改善を図ることも検討してみましょう。
たとえば、上司が「いつでも相談に来てほしい」と伝えても、部下としては上司の席まで行って相談を持ちかけるのはハードルが高いと感じるかもしれません。コミュニケーションを図る手段を複数用意しておくことで、心理的安全性の確保に役立てられるでしょう。
気軽にコミュニケーションを図れるツール「Typetalk」とは？
コミュニケーションへの心理的なハードルを下げ、よりカジュアルにやり取りできるツールを探していませんか？心理的安全性を確保しやすいコミュニケーションツールとして「Typetalk」を紹介します。Typetalkの特徴や主な機能は次の通りです。
組織に新しいアイデアを生み出すビジネスチャットツール
Typetalkは、「アイデアを生み出すこと」にフォーカスしたビジネスチャットツールです。優れたアイデアは、気軽な雑談やささいな発言の中から生み出されていくことが少なくありません。アイデアを生み出すためには、気軽に発言できる心理的安全性の高い環境を整えることが非常に重要です。
Typetalkは、気軽なやり取りのしやすさにこだわって開発されています。参加メンバーが互いの距離を縮め、業務をスムーズに進めやすい環境作りをすることにフォーカスしたツールといえるでしょう。
TwitterライクなUIと機能
Typetalkでは、TwitterライクなUIと機能を取り入れています。トピックごとに閉じた状態で会話が進むのではなく、タイムライン上で会話が飛び交うようなUIを採用しているのです。特定のテーマについて重点的に話し合うというよりは、気軽なやり取りの中から偶発的に生まれたアイデアを拾い上げるためのツールといえます。
メンバーがアイデアを持ち寄ってブレストをしても、いざ始めてみると想像していたほどアイデアが出なかったという経験はないでしょうか。身構えてアイデアを出し合うのではなく、日常的な会話の中に隠れているアイデアを発見できるツールなのです。
「既読」は非表示のため発言や返信を急かさない
Typetalkの特徴として、「既読」表示をあえて実装していない点が挙げられます。既読が付くことによってメッセージを読んだタイミングが相手に伝わるため、場合によっては発言や返信を急かしているように受け取られる可能性があるからです。
発言や返信を急かさないことによって、心理的安全性を重視したコミュニケーションを図りやすくなります。メンバーがそれぞれに好きなタイミングで発言でき、気軽なコミュニケーションを続けやすいことがTypetalkの大きな長所といえるでしょう。
心理的安全性の高いチーム作りにTypetalkを活用しよう
「言いにくい」「発言しづらい」ことは、コミュニケーションを阻害する大きな要因となりかねません。心理的安全性の高いチーム作りをすることは、コミュニケーションを促進する上で非常に重要な要素の一つです。
心理的安全性を確保したコミュニケーションを実現するために、ぜひTypetalkの導入を検討してみてください。Typetalkの機能や特長は下記のページで確認できます。Typetalkを活用して、チームのコミュニケ−ションの活性化を実現していきましょう。