ビジネスを円滑に進めるにあたって、取引先や社内の人とのコミュニケーションは欠かせません。しかし近年、テレワークの普及でコミュニケーションの機会が減少し、孤独感やストレスを抱える人が増えています。メンバーとの意識の齟齬が生まれ、仕事の生産性や効率低下への影響が指摘されています。
そこで見直されているのが「雑談」です。今回は、ビジネスにおける雑談の重要性をはじめ、意識したいコツや注意したいポイントなどについてご紹介します。
目次
ビジネスで雑談が重要なのはどうして？
雑談はビジネスにおいても、重要なコミュニケーションです。雑談がなぜ必要なのか、その理由について考えてみましょう。
緊張感を和らげる
誰しも初対面での会話は緊張するものです。挨拶もそこそこに、本題に入ってしまえば、相手に冷たい印象を与えかねません。そんなとき、雑談は空気を和ませ、相手との心の距離を近づけてくれる大きな効果があります。
信頼関係の構築
会議では話題にしにくい内容でも、雑談であれば話しやすくなります。自由な会話の中で、相手の本音を聞ける機会もあるでしょう。「こんなことを考えているんだ」「こういうことを問題に感じていたんだ」と、相手の気持ちや考えを知ることで、相手に配慮した行動をとることができれば、信頼関係の構築にもつながります。
助け合える環境をつくる
オンライン会議やビジネスチャットツールなどで雑談を取り入れることで、チームとの心理的な距離が縮まり、いざというときに助け合える環境をつくりやすくなります。雑談を通して、相手の状況を感じ取ることができるため、プロジェクトの進捗の管理をしやすくなるメリットもあります。
気分転換になる
ときには雑談で、ビジネスやプライベートの悩みを打ち明けることで、気分転換になります。仕事へのモチベーションやパフォーマンスアップにもつながるでしょう。ただし、ネガティブ過ぎる発言は雰囲気を悪くしたり、相手を疲れさせてしまったりするので注意が必要です。
アイデアの種が生まれる
一人で仕事をしていると「なかなかいいアイデアが浮かばず、時間だけが過ぎてしまう…。」という経験はありませんか。そんなときにも雑談は役立つことがあります。
雑談の場では自然と発言しやすい空気が生まれるため、チームメンバーの考えや情報を共有しやすくなります。一人ひとりの情報が掛け合わさることで視野や発想が拡大し、新しいアイデアが生まれることは少なくありません。
雑談が 問題解決につながることも
何気ない雑談の中で、今まで気づかなかった業務上の問題が見えてくることがあります。それによってこれから起こりうるミスを未然に防げる可能性があります。また日頃抱えている業務上の問題解決につながるヒントを得られることもあるでしょう。
意識したい雑談のコツとは？
雑談を効果的に取り入れるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。
きちんと相手の話を聞く
「雑談」が上手い人というと、「ネタが豊富」や「面白い話をしてくれる」といった印象があるかもしれません。しかし、「話し上手は聞き上手」という言葉があるように、雑談が上手い人は、相手の話をよく聞くことを意識しています。
相手の立場や気持ちを考え、反応を見ながら、バランスよく質問や自分の話も盛り込むことも大切です。聞き上手になることで、相手のことをよく理解できるようになり、良質な人間関係を築きやすくなります。
相手を否定しない
話している最中に、相手と意見の食い違いが生じても、「それは違うんじゃない？」「こうしたほうがいいよ」など、否定しないことが大切です。否定されて気持ちのいい人はいませんし、「この人とはもう話したくない」と思われてしまうでしょう。
意見の相違も肯定的に受け止める余裕が必要です。
過去の話題を適宜使う
相手と雑談した内容を記憶しておくこともおすすめです。以前、聞いた話を覚えていれば、「そういえば、○○の件はどうなりましたか？」と雑談のネタになり、「会話が途切れて、沈黙ができるのが気まずい…」といったときにも役立ちます。
相手も自分の話を覚えてくれたことに好感を持ってくれるでしょう。
リアクションを大切にする
雑談では、「すごいね！」「そうなんだ」「大丈夫？」など、相手の話に応じて適度にリアクションをとるようにしましょう。相手は「自分の話を聞いてくれているんだな」と、安心して気持ちよく話せます。コミュニケーションツールによる雑談であれば、絵文字機能を使うのもおすすめです。
雑談で注意したいポイント
雑談はビジネスを円滑に進めるために役立ちますが、時と場合によっては相手を不快にさせる可能性もあります。ここで、雑談を取り入れるうえで気をつけたいポイントについても確認しておきましょう。
社内や身近な人の話題は避ける
雑談では、社内や身近な人の話題は避けましょう。ましてや悪口はご法度です。相手は、自分も影で悪口を言われるのではないかと、警戒心を強めてしまうかもしれません。
雑談内で結論を求めない
ビジネス上での雑談の大きな目的は、相手と打ち解け、理解し合い、信頼関係を構築することです。まずは、心地よく会話をすることが大切で、結論やオチは必要ありません。無理に結論づけようとすると、ギクシャクした空気になってしまうかもしれません。
適度に話題を変えながら、会話のキャッチボールを楽しむようにしましょう。
TPOをわきまえ、業務に差し障りない範囲で雑談する
服装と同じように、雑談においてもTPO（時・場所・場合）は重要な要素です。急ぎの用件のときや検討事項が多いときに長話をするのはマナー違反になります。状況を判断して雑談をすることが大切です。
話が盛り上がり過ぎると、どのタイミングで切り上げたらよいのかわからなくなりがちです。雑談がダラダラと続けば業務の妨げにもなるでしょう。特に、相手が上司や顧客の場合、自分から話を終わらせにくいものです。そのようなときは、業務に差し障りが出る前にリアクションを徐々に減らし、雑談をクールダウンさせましょう。
「お話が面白くて、話し過ぎてしまいました。大切なお時間なのにすみません。」「○○さんのお話、楽しかったです！ありがとうございました。」と気持ちよく話を終えるのもよい方法です。
雑談ではどんな話題がいい？
では、ビジネス上での雑談ではどのような話題が適しているのでしょうか。天気や時事ネタから始める人もいますが、それだけでは、すぐに会話が終わってしまいそうです。
話を広げるポイントとしては、“相手の身近な話題”を取り入れることです。たとえば、「○○さんって、苦手な食べ物ありますか？」「休日は何をして過ごされているのですか？」などはいかがでしょうか？お互いに共通点がなくても、相手にとって身近な話であれば話しやすく、雑談を盛り上げてくれるでしょう。
Typetalkを活用してどんどん雑談をしよう！
雑談は相手とのコミュニケーションを活性化し、良好な人間関係を築くうえで重要なビジネススキルとも言えます。雑談が苦手な人でも、経験を積むことで雑談が上手になります。しっかりとリアクションをしながら会話を楽しみましょう。
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雑談中にせっかくいいアイデアが生まれても、雑談のまま終わってしまうのはもったいないです。Typetalkではチャット上での過去の発言を探し出すことが可能で、雑談の可能性を広げてくれます。
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