あなたのチームは業務効率化のためにアプリケーションを利用していますか？コミュニケーションやタスクの処理を円滑にするアプリの利用は、もはや当たり前と言って良いほど私たちの業務に浸透しています。
このようなアプリの恩恵を享受する一方で、毎日のコミュニケーションや個人のタスク管理、チームメンバーの作業の進捗確認まで、業務時間内にアプリに費やす時間も膨大なものとなっています。
そこで本記事では、乱立するアプリを適切に管理して時間の浪費を防ぐ3つのヒントをお伝えします。
目次
アプリケーションの乱立によるコストとリスク
アプリが乱立することで起きる主な問題として、以下の2つが挙げられます。
- アプリの起動・チェックで本来やるべき仕事に時間を割けない
- ひとによって使えるアプリが異なるのでコミュニケーションが円滑にいかない
効率化のために導入したアプリが、皮肉なことにあなたやチームの業務を阻害していませんか？四方八方からやってくる通知のチェックに忙殺されてしまっては、本来自分がやるべき仕事に着手する頃には日が暮れてしまうでしょう。
さらに、チームでアプリが統一されていない場合は、ひとによって使えるツール / 使えないツールが生まれてしまい、円滑なコミュニケーションを阻害することになり兼ねません。貴重なビジネスの情報がどこからともなく漏れてしまった、などのセキュリティリスクも発生します。
複数のアプリケーションと向き合う3つのヒント
では、どうすれば複数のアプリケーションを適切に管理して、本来の目的である”業務の効率化”に役立てるのでしょうか。3つのヒントをご提案します。
アプリを一元管理する
複数のアプリを一元管理できるサービスを活用しましょう。「Franz」や「Rambox」は、Facebookメッセンジャー、チャットワーク、Typetalkなどの主要コミュニケーションアプリを一元管理して、プラットフォーム上でシームレスに確認できるサービスです。タブでアプリを切り替えられるため、アプリを逐一起動する必要がありません。
統合できるものは統合する
機能や特長が似ているアプリを複数使っていませんか？特に理由がないまま使い続けているものは、複数のアプリを一つに統合するか、もしくは切り替えられないか検討してみましょう。チームメンバーやクライアントから指定されて使っている場合でも、相手に一言相談するだけで簡単に切り替えられる可能性があります。
オールインワン型のサービスを使う
アプリによっては、同一の提供元が業務効率化のためのアプリを複数開発・提供している場合があります。こうしたサービスは、相互連携が充実していたり、操作性や機能の名称なども類似していたりします。互換性のないアプリよりもチームへの導入を円滑に進められるでしょう。ヌーラボでは、ビジネスディスカッションツールのTypetalkとタスク管理ツールのBacklogを提供しており、両者の連携機能も豊富です。
まとめ
以上、乱立したアプリを適切に管理して時間の浪費を防ぐ3つのヒントでした。
アプリを業務効率化のために有益に活用し、自分がやるべき仕事に集中するためには、日頃からアプリを増やさないように意識することも重要です。そのためには、自分自身やチーム、クライアントと協力して、最適な使い方やルール、また利用しているアプリを定期的にを棚卸しすることを心がけてみてはいかがでしょうか。
