オフィスではうまくいっていたのに、テレワークでテキストコミュニケーションになった途端ギクシャクしてしまった・・・なんてことはありませんか？
リアルなコミュニケーションと、チャットでのコミュニケーションには大きな違いがあります。しかし、その違いを踏まえずに受け手が気分を害するようなメッセージを送ってしまう人も少なくありません。
目の前にいる人の話を聞く場合、身振り手振りや表情、声のトーンなど、たくさんの要素が1つになって相手へのメッセージとなっています。そのためチャットでのコミュニケーションをする際は、「テキストだけになっても誤解されないメッセージ」を意識してみてはいかがでしょうか。
今回は社内の気持ちいいコミュニケーションを促進する3つのTipsをご紹介します。
絵文字を活用してコミュニケーションを豊かに
社内の文化や相手との関係性によりますが、絵文字の利用はコミュニケーションの幅を広げてくれます。
例えば以下のやりとりをご覧ください。
Aさん：資料は確認していただけましたか？
Bさん：まだです。
Aさん：今日のランチは何を食べましたか？
Bさん：サンドイッチです。
Aさん：ご機嫌いかがですか？
Bさん：元気です。
あなたがAさんだったら、「Bさんは何か怒っているのか？」「忙しそうだから話しかけないでおこう」と思いませんか？メールでのやりとりよりも気軽に発言ができ、また絵文字を利用して気持ちを込めたコミュニケーションができるのがチャットの特徴です。
絵文字については、こんなデータもあります。
では、それを踏まえて先ほどの会話に絵文字をプラスしてみましょう。
Aさん：資料は確認していただけましたか？
Bさん：まだです😭
Aさん：今日のランチは何を食べましたか？
Bさん：サンドイッチです🥪
Aさん：ご機嫌いかがですか？
Bさん：元気です💪
どうでしょう？同じ文章でもBさんの気持ちがより伝わりやすくなったのではないでしょうか。社内の文化や相手との関係性を見極めつつ、上手に使っていきましょう。
急いでいる時はチャット＋リアルコミュニケーションで
11:15 AM 今送ったメールマガジンの文面を確認してくれますか？
11:18 AM いつ確認できますか？
11:30 AM 早急に対応したいのでご確認お願いします。
チャットでは、よりリアルタイムに相手からの回答が得られるというメリットがあります。そのため、相手がオンラインであるにもかかわらず回答がすぐに得られないと、もどかしく感じてしまう状況が生まれます。
ただし、例文のように頻繁にリマインドが来ると受け取る側は困ってしまいます。回答のタイミングは、あくまで相手が抱えている業務の状況次第であると覚えておきましょう。もしどうしてもすぐに回答が欲しい場合は、一度チャットを離れてミーティングをセットしたり、オフィスにいるのであれば直接話に行く方が良いかもしれません。
急いでいる時や、複雑な話題の場合は、ビデオ通話・電話・直接会っての会話などチャット以外のコミュニケーションで情報を補足していくことでコミュニケーションの齟齬を減らして行きましょう。
グループチャットでのネガティブフィードバックは要注意
誰でも見られるグループトピックやコメント欄はチームをまたいだコラボレーションに最適です。ただし、そこで誰かに対するネガティブフィードバックを行う際は「見られている」ということを意識することが重要です。
Aさん：明日の会議の議事録を共有します。
Bさん：誤字を見つけたので訂正しました。
基本的に人は訂正やネガティブなフィードバックをされるのが好きではありません。他の人が見ている前ではなおさらです。例のように相手のミスが簡単に修正できるものの場合は、人前で注意するのは避けた方が良いでしょう。
どうしても訂正が必要な場面は「丁寧かつ具体的に」伝えましょう。相手を追い詰めることはせずに、冷静を保つことが重要です。場合によっては、ダイレクトメッセージを使ってこっそりと訂正をしたり、より限られたメンバーのグループチャットで相談するのもよいでしょう。
具体的なフィードバックのやり方については「チームのやる気につながる良いフィードバックの5つのポイント」でもご紹介しております。
まとめ：送信前にひと呼吸
コミュニケーションのマナーは、場面や方法により異なりますが、常に考えるべきは「相手の気持ちを考えること」かもしれません。幸いチャットでは、送信前に読み直すことができます。慎重になりすぎるのもよくないことではありますが、プロジェクトや業務を円滑に進めるためにも気持ち良いコミュニケーションを心がけていきたいですね！